Как создать электронный архив?

Вопрос о необходимости создания на предприятии электронного архива становится все более актуальным. И это не случайно, ведь внедрение новых информационных технологий не только обеспечивает сохранность и достоверность документов, но и сокращает время на их поиск, а также позволяет при необходимости сразу нескольким сотрудникам получать доступ к одним и тем же данным.

Инструкция

Создание архива электронных документов включает в себя несколько этапов. Первоначально приобретите и установите лицензионное программное обеспечение на компьютерную технику компании.

Подготовьте документы, т.е их систематизируйте, идентифицируйте в соответствии с существующей структурой оборота документов в вашей организации. В частности, на данном этапе их нужно будет зарегистрировать, отсортировать по срокам хранения, удалить с несшитых листов скрепки и степлерные скобы.

Следующий шаг - оцифровка или сканирование документов. Оно проводится на техническом оборудовании, поддерживающем именно тот вид и формат документа, который используется в данной организации. На этом этапе проверьте качество воспроизведение документов, при необходимости сделайте скан повторно.

Далее - этап преобразования (конвертация) документов в тот формат, который отвечает концепции их хранения и производственным стандартам, а затем - этап индексации, т.е. «присвоения» каждому документу ключевых слов для последующего поиска нужной информации либо создания полнотекстовой базы данных.

В заключение работы по созданию электронного архива установите настройки (право доступа, право изменения документов) и проведите обучение персонала организации.

Оцените статью!