Как создать электронную базу?

База данных представляет собой информационный комплекс, хранящийся в электронном виде. Информация в базе хранится в различных форматах: текстовом, числовом. Она максимально приспособлена для дальнейшей обработки и поиска необходимых данных.

Вам понадобится

• - компьютер;
• - программа MS Access.

Инструкция

Запустите программу Microsoft Access, чтобы сделать электронную базу данных. Создать ее можно одним из следующих способов: создание базы данных с использованием мастера, т.е. на основе выбранного шаблона. Этот способ является самым быстрым и удобен в том случае, когда выбранный шаблон полностью соответствует вашим требованиям. В шаблоне уже есть таблицы, формы, запросы и отчеты. И, наконец, вы можете создать пустую базу данных самостоятельно без помощи мастера. Для этого вам необходимо добавить нужные объекты и затем наполнить базу информацией.

Выполните создание базы сразу же после запуска программы, в появившемся окне введите имя для базы и место ее сохранения. Далее откроется основное окно Access, во вкладках которого можно создавать объекты базы. Фундамент любой базы данных – это таблицы, поэтому начинать следует с них.

Перейдите во вкладку «Таблицы», щелкните по кнопке «Создать». Выберите опцию «Конструктор», данный режим позволяет построить структуру и установить настройки для таблицы. Введите в окне конструктора названия полей (столбцов) вашей таблицы. Одно поле должно быть ключевым, т.е. основным. Данное поле является уникальным, т.е. в нем не будет повторяющихся данных. Выберите нужное поле и щелкните по кнопке с изображением ключа на панели инструментов.

Установите тип поля для каждого из них в столбце «Тип данных». Щелкните по пустой ячейке и выберите нужный тип из списка: текстовый (для алфавитных и цифровых неизменяемых данных), поле МЕМО (для введения длинных текстов или чисел), числовой (для введения числовой информации), дата/время, денежный, счетчик (автоматически заполняет уникальными последовательными числами), логический (данные, которые могут принимать одно из двух значений – да/нет), объект OLE (вставка рисунков, диаграмм, картинок, фотографий), гиперссылка, мастер подстановки (позволяет вставлять данные из одной таблицы в другую либо создать поле со списком).

Установите связи между созданными таблицами, для этого в них должны быть одинаковые поля. Например, таблица «Сотрудники» с ключевым полем «Табельный номер» может быть связана с таблицей «Клиенты», в которой каждый клиент закреплен за определенным сотрудником с помощью поля «Табельный номер».

Для установления связи перейдите в окно «Схема данных» с помощью кнопки на панели инструментов и перетащите ключевое поле одной таблицы («Сотрудники») на аналогичное поле в другой таблице («Клиенты»). В открывшемся окне установите флажок в поле «Каскадное удаление связанных полей», щелкните «ОК».

Оцените статью!