Как составить реестр писем?

3 ноября 2014 г. Просмотров: 959 Инструкции
Реестр исходящих писем – это обязательный документ. Правила его составления установлены Почтой России и отражены в форме ф.103. Этот документ требуется при рассылке даже небольшой партии писем.

Инструкция

  • Создайте преамбулу документа. Эта часть реестра должна содержать данные об отправителе, то есть название вашего предприятия, его организационно-правовую форму в сокращенном виде, фамилию, имя и отчество руководителя компании, в которой вы трудитесь.
    Кроме того, укажите дату составления документа.
  • Переходите к заполнению основной части документа, которая состоит из таблицы. Табличная часть должна содержать следующие столбцы: порядковый номер записи, кому, почтовый индекс, письмо/уведомление, отметка почты. Первый столбец заполняется элементарно: просто проставьте сквозную нумерацию всех записей в таблице. Последний номер должен совпадать с количеством писем, которые вы отправляете. Во второй графе вы будете записывать данные адресатов вашего предприятия: названия юридических лиц или фамилии, имена и отчества физических лиц. Обязательно заполните третий столбец. Для этого предварительно узнайте не только адрес того, кому следует отправить корреспонденцию, но и его почтовый индекс. Без указания индекса почтовое отделение имеет право не принять письмо. Заполняя следующий столбец, укажите вид корреспонденции, которую вы хотите отправить. Последнюю графу вам заполнять не нужно. Здесь должен поставить отметку сотрудник почтового отделения, принимающий от вас письма.
  • Проверьте правильность составления реестра и передайте его работнику почты. Теперь он должен проверить корректность данных, вписанных в документ, и сделать соответствующие отметки. Кроме вашего реестра, возьмите документы, составленные сотрудниками почтового отделения согласно внутренним стандартам почты. Этот документ не будет лишним для вашего личного учета движения корреспонденции. Приложите квитанцию к реестру и подшейте в специальную папку, в которой учитываются исходящие письма.
  • Оцените статью!