Как составить электронное письмо?

3 ноября 2014 г. Просмотров: 314 Инструкции
Электронная почта – наиболее востребованный вид связи, к которому склоняется большинство пользователей интернета. Однако на фоне роста популярности этого явления наблюдается деградация – элементарные правила составления писем часто игнорируются.

Инструкция

  • Фривольность изложения допустима только при общении с друзьями. Если электронное письмо адресовано незнакомому человеку, то следует придерживаться определенных принципов его построения.
    Начните с заголовка (темы) письма. Он – обязательный атрибут делового, форматизированного общения и прописывается в отдельной строке. Его зависит от содержания основной части, допустимы разные варианты, например: «Информация по курсу…», «Отклик на вакансию №..», «Приглашение к сотрудничеству» и т.д.
  • Любое письмо начинается с обращения. Если вы используете программы, позволяющие генерировать его в автоматическом режиме, то рискуете получить нечто вроде «Здравствуйте, elenka320!». А происходит это потому, что роботы берут за основу имя электронного ящика пользователя или никнейм, указанный при регистрации. Вероятность получить ответ на письмо с подобным обращением крайне низка.
  • Исключите панибратство и фамильярность, используйте общепринятые фразы «Здравствуйте!», «Добрый день!», «Доброе время суток!» и т.д. Если письмо предназначено конкретному человеку, то персонифицируйте обращение. Например, весьма уместным окажется такой текст: «Приветствую, Александр Иванович!». Теоретически, отчество можно опустить, если речь не идет о научном работнике и заслуженном деятеле.
  • Содержание письма приведите в порядок в соответствии с нормами правописания и вежливости. Текст должен иметь четкую структуру, быть понятным для адресата, логическим и завершенным. Не пренебрегайте элементами выделения, они позволят лучше усвоить изложенный материал, а также вызвать желание дочитать послание до конца.
  • Не переносите правила оформления рукописного письма в интернет, в частности, не используйте красную строку и выравнивание «по ширине» - при наличии этих атрибутов в тексте глаза будут быстрее уставать от чтения. Также будьте осторожны с курсивом.
  • Если пишете человеку впервые, то не вдавайтесь в мельчайшие подробности сути вопроса, решить который вы планируете. Просто расскажите про цель письма, поясните основные моменты и причины, которые могут заинтересовать адресата поучаствовать в дальнейшем обсуждении.
  • Закончите письмо фразой «С уважением, Олег, менеджер компании….», после чего пропишите свои координаты – номер телефона, ICQ, а также e-mail.
  • Оцените статью!