Как регистрировать входящие документы?

Регистрация входящего документа – это фиксация факта получения документа в организации. Будь то бумажный документ или электронный, ему необходимо присвоить регистрационный индекс и сделать отметку о его получении в регистрационных формах. Это необходимо для контроля за исполнением документации и облегчения поиска нужной информации.

Вам понадобится

• - компьютер с доступом в интернет;
• - браузер.

Инструкция

Запустите программу «СБ Входящие документы», чтобы провести регистрацию входящего документа. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы внести документ. Выберите команду «Новый документ», присвойте порядковый номер карточке. Заполните поле «На чье имя», по умолчанию это директор организации, если получатель документа другой, нажмите кнопку справа от поля и внесите другой элемент в справочник, например, заместитель директора. Выберите тему документа, для начала внесите ее в справочник. Щелкните по черной стрелке, в пустой строчке введите тему документа. Нажмите кнопку «Закрыть», далее выберите введенную тему в поле.

Присвойте документу код, чтобы дополнить регистрационный индекс, далее установите дату получения документа, ее же нужно проставить на входящем документе, далее присвойте входящий номер документа, его тоже нужно отметить на самом документе. Далее перенесите с входящего документа его дату и номер. Регистрация входящего документа от физического лица возможна, нажмите кнопку «Физическое лицо» и введите данные о нем.

Заполните поле «От кого», чтобы зарегистрировать входящий документ. Щелкните по черной стрелочке и добавьте в справочник отправителя, или выберите в этом поле уже существующего. Далее заполните поле «Краткое описание и резолюция». Здесь внесите суть документа, а также резолюцию руководителя (что нужно сделать, в какие сроки). Заполните поле «Кому направлен», это облегчит дальнейший контроль за исполнением документа. Внесите эту информацию из резолюции руководителя. Заполните поле «Кто подписал», добавив сначала должностное лицо в соответствующий справочник. Выберите дату контрольного срока исполнения в соответствующем поле. Это позволит программе напомнить о приближающихся сроках исполнения документа. Заполните дату исполнения документа. Загрузите документ в систему, нажав кнопку «Обзор». Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить регистрацию входящего документа.

Запустите альтернативную программу, чтобы зарегистрировать входящий документ. Программы для электронного документооборота подразумевают аналогичную последовательность действий с регистрацией входящих документов. Используйте такие программы, как «Делопроизводство», «Евфрат», «Дело».

Оцените статью!