Как писать факс?

Если вы собираетесь отправить письмо по факсу, следуйте определенным правилам при его составлении для того, чтобы оно было прочитано адресатом, а не отправлено сразу в корзину для бумаг.

Инструкция

Составляйте письмо в текстовом редакторе MS Word или, используя шаблон, который можно подобрать в MS Publisher (с логотипом компании). Если вы собираетесь отправлять таблицы, допустимо использовать и MS EXEL. Картинки должны иметь расширение .JPEG.

Размер стандартного письма, отправляемого по факсу, – одна страница формата A4. Шрифт – не менее 10 кегль. Поэтому не растекайтесь мыслью по древу, чтобы не пришлось посылать письмо на нескольких страницах. И не пытайтесь уместить всю необходимую, на ваш взгляд, информацию на одной странице, используя размеры шрифта, стремящиеся к нулю.

Излагайте информацию кратко и понятно. Если вашему адресату потребуются какие-то дополнительные сведения, информационные таблицы, рисунки, он не замедлит сообщить вам об этом по указанным в вашем письме номерам телефонов или адресу электронной почты. Пишите только о том, что может быть интересно вашему адресату. Если вам был направлен запрос, отвечайте только на него.

Не вставляйте в текст слишком мелкие рисунки или картинки со сложной графикой, чтобы у вашего адресата не сложилось в прямом смысле слова «смазанное» впечатление о вас, ваших услугах, и вашей компании.

Обращайтесь к каждому адресату по имени-отчеству, даже если вы занимаетесь рассылкой писем по факсу. Обязательно поблагодарите адресата за то, что он читает это письмо, и только потом переходите к изложению имеющейся у вас информации о ваших товарах или услугах, или ответу на интересующий его вопрос.

Если вы занимаетесь коммерческой рассылкой, постарайтесь привлечь внимание потенциального клиента ценами и скидками на ваши товары или услуги, выделив их графически.

Заканчивая письмо, обязательно выразите надежду на дальнейшее сотрудничество. Укажите адрес, номер телефона/факса и e-mail вашей организации (даже если они уже были указаны вами ранее).

Оцените статью!