Как отправить письмо на факс?

3 ноября 2014 г. Просмотров: 1174 Инструкции
Служащим офиса часто приходится отправлять письма по факсу. Случаи могут быть абсолютно разные, но что делать, если вы столкнулись с такой проблемой впервые и совершенно не имеете представления о том, как отправить письмо на факс.

Инструкция

  • Составьте свое письмо в текстовом редакторе MS Word, применив при этом тот шаблон, который можно использовать в MS Publisher для добавления логотипа компании. Используйте MS EXEL, если вам необходимо составить и отправить на факс таблицы.
    В случае, если вы будете отправлять картинки, они обязательно должны иметь расширение .JPEG.
  • Знайте, размер стандартного письма, которое можно отправить по факсу – страница формата А4. Требуемый шрифт для письма - не менее 10 кегль. По этой причине лучше всего вместить все свои мысли на одном листе, чтобы не пришлось посылать информацию на нескольких страницах.
  • Излагайте всю информацию понятно и кратко. Пишите в письме, которое будете отправлять на факс, только то, что будет полезно и интересно вашему адресату. Если, к примеру, вам был направлен конкретный запрос, отвечайте именно на него, не отклоняясь от темы и т.д.
  • Не вставляйте в письма мелкие картинки или рисунки, они могут смазаться, и в итоге адресат получит только негативное мнение о вас или вашей компании. Не забудьте указать в конце послания свой адрес, номер телефона/факса или другую контактную информацию.
  • Распечатайте письмо. Осмотрите документ на качество печати, оно должно быть хорошим, все буквы должны быть четкими и не смазанными, чтобы адресат мог разобрать текст. Если вы обнаружили какие-то недочеты, исправьте их и распечатайте письмо заново.
  • Откройте на факсе лоток для подачи документов. Как правило, он находится в задней части аппарата. Вставьте свое письмо лицевой стороной вниз. Если у вас несколько листов, уточните, поддерживает ли ваш факсимильный аппарат массовую отправку, если нет, каждый из листов придется вставлять по отдельности.
  • Дождитесь звукового сигнала, аппарат должен захватить бумагу. Наберите номер факса своего адресата. Дождитесь ответа на том конце провода.
  • Представьтесь и укажите, что вы хотели бы передать факс. Нажмите кнопку «Старт» вместе с адресатом (Обычно говорят: «Стартую»). Факс отправится, если все действия выполнены точно. Не кладите трубку до той поры, пока бумага не пройдет полностью через аппарат.
  • Нажмите кнопку «Связь» и уточните, пришло ли ваше письмо адресату (прошел ли факс). Если качество отображения плохое, повторите все действия снова.
  • Оцените статью!