Как отправить отчёт по электронной почте?

3 ноября 2014 г. Просмотров: 639 Инструкции
Интернет все шире распространяется во всех сферах, в том числе и в документообороте. Зачастую отослать какой-либо документ по электронной почте гораздо проще и быстрее, чем с помощью других способов. Как же правильно отправить отчет по электронной почте?

Вам понадобится

  • - сканер;
  • - компьютер;
  • - доступ в интернет.

Инструкция

  • Уточните у адресата, сможет ли он принять необходимый документ по электронной почте.
    У каждой организации на этот случай существуют свои регламенты и правила. Например, государственные учреждения, такие, как Пенсионный фонд Российской Федерации и Федеральная налоговая служба требуют, чтобы отчеты от организаций сопровождались электронной подписью. Для этого вам нужно будет загрузить на компьютер фирмы специальную программу и с ее помощью зарегистрировать уникальный цифровой код, который будет служить подписью ответственного лица для электронных документов.
  • Если вы хотите отправить отчет, который ранее был составлен в бумажном виде, отсканируйте его. Если это не строит получателя, то вам нужно будет создать электронный документ в формате текста или таблицы, в зависимости от того, какую информацию вы хотите занести в отчет.
  • Прикрепите отчет к тексту письма. Имейте ввиду, что из-за риска атаки вирусов многие люди не открывают файлы, присланные им по почте. Поэтому вы должны описать в теле письма суть вашей отправки для того, чтобы получатель был уверен, что это действительно вы, а не взломщик компьютерной системы.
  • В некоторых системах составления отчетов, например, Google Analytics, есть своя система отправки текста. После того, как вы закончили работать с отчетом, нажмите на кнопку «Электронная почта», которая находится вверху экрана. Затем выберите в появившимся меню категорию «Отправить». Определите формат файла, который вы хотите отправить. Затем укажите адрес получателя, тему письма и сопроводительный текст к отчету. Затем еще раз нажмите на кнопку «Отправить».
  • Оцените статью!