Как делать базу данных в access?

Программа MS Access очень удобна в работе, поскольку имеет простой пользовательский интерфейс. Также есть возможность не просто хранения важной информации, но и обработки данных, в том числе создание форм, отчетов, различных диаграмм.

Вам понадобится

• - компьютер;
• - программа MS Access.

Инструкция

Запустите программу Access и через меню в закладке «Файл» нажмите на «Создать». Затем выберите «База данных» и нажмите OK. Появится окно, в котором вам нужно будет указать название базы данных или согласиться с предложенным db1, а также необходимо будет выбрать место хранения базы.

После создания базы появится окно с функциями для дальнейшей работы. Слева находятся колонка с перечнем разделов. Пункт «Таблицы» должен быть выделен по умолчанию. Справа от колонки находится перечень вариантов для создания таблиц базы: «Создание таблицы в режиме конструктора», «Создание таблицы с помощью мастера», «Создание таблицы путем ввода данных».

Кликните на «Создание таблицы в режиме конструктора» для создания новой таблицы в базе данных. На экране появится новое окно с сеткой в его верхней части для ввода параметров таблицы: поля, тип полей и описание. В нижней части окна появляются свойства каждого нового поля.

Создайте таблицу с четырьмя полями:1. Код. Тип поля – числовой. 2. Фамилия. Тип поля – текстовый.3. Имя. Тип поля - текстовый4. Телефон. Тип поля – текстовый.Выделите первое поле и, щелкнув правой кнопкой мышки, выберите пункт «Ключевое поле». Закройте и сохраните созданную таблицу под удобным для вас названием, например «Агент». Откройте созданную таблицу и введите данные двоих агентов.

Создайте еще одну таблицу с тремя полями:1. Должность. Тип поля – текстовый.2. Заработная плата. Тип поля – денежный. Закройте и сохраните созданную таблицу под названием, например «Сотрудник». Откройте созданную таблицу и введите данные на двоих сотрудников.

Нажмите на закладку «Запросы», а затем на «Создание запроса в режиме конструктора». Откроется окно с перечнем, созданных в программе таблиц. Выберите обе уже созданные таблицы. В нижней части бланка запроса в первом столбце выберите поле «Сотрудник.Фамилия», а во втором столбце – «Организация.Должность». Закройте и сохраните бланк запроса «Должность сотрудника». Если открыть этот запрос, то вы увидите только два столбца «Фамилия» и «Должность». Здесь будет отображаться только интересующая информация, какую должность занимает конкретный сотрудник.

Для удобства заполнения базы данных нажмите на закладку «Форма», а затем «Создать форму с помощью мастера». В открывшемся окне выберите таблицу «Агент», а затем из окна «Доступные поля», используя кнопку со стрелочкой, переместите в окно «Выбранные поля» поля «Фамилия», «Имя», «Телефон». Нажмите кнопку «Далее» и выберите удобный формат формы, например, «Ленточный». Нажмите кнопку «Далее» и выберите требуемый стиль, например, «Стандартный». Нажмите кнопку «Далее» и назовите форму «Агент». Нажмите кнопку «Готово». Появится форма с двумя полями, в которых уже есть информация о двух агентах. Ниже расположено пустое поле, в которое можно вводить информацию о третьем агенте и так далее.

В окне базы данных выделите «Отчеты» и нажмите на закладку «Создание отчета с помощью мастера». В открывшемся окне выберите запрос «Должность сотрудника». Из левого окна перенесите в правое поля «Фамилия» и «Должность», нажмите кнопку «Далее», а затем кнопку «Готово». На экране появится бланк отчета с информацией из выбранного запроса. Функция отчета дает возможность выбирать нужную информацию из базы данных для более удобного восприятия. Также отчеты можно выводить на печать.

Макросы позволяют автоматизировать действия над объектами базы данных. Щелкните на закладку «Макросы», а затем на кнопку «Создать». Откроется окно конструктора. Из выпадающего списка выберите макрокоманду «ОткрытьЗапрос», а потом выберите имя запроса «Должность сотрудника». Закройте окно и сохраните созданный макрос. Щелкните мышкой дважды на созданный макрос и откроется запрос «Должность сотрудника».

Оцените статью!