Как архивировать почту Outlook?

Одним из последних новшеств компьютерных разработчиков является создание такого сервиса, как архивирование почты. Эта услуга позволяет сохранить входящие и исходящие письма в отдельно созданной папке. Как архивировать почту Outlook?

Инструкция

Сохраняйте входящие и исходящие письма на своем компьютере, если вы используете стандартную опцию в своей операционной системе Microsoft Outlook. Это бывает необходимо при переносе всех входящих и исходящих писем на другой носитель или возможном крахе всей системы. В окне программы зайдите в меню «Файл», из предложенного списка папок выберите «Открыть». В диалоговом окне укажите параметры «Экспорт в файл», выберите «Файл данных Outlook». Обязательно обозначьте названия файлов ваших писем и укажите дату создания данных писем.

Чтобы архивировать письмо, выделите его, нажмите на пустой квадратик и далее на «Архивировать». Выберите один из предложенных вариантов: «Архивировать папку согласно параметрам автоархивации» или «Архивировать папку и все вложенные в нее папки». В специальном поле создайте дату архивации. Несколько заархивированных писем от одного адресата будут образовывать цепочку, и вы сможете управлять ими одним нажатием клавиши мыши. Управляйте всеми архивированными письмами сами, потому что все они хранятся в разделе «Вся почта». Архивированные письма хранятся вечно, тогда, как удаленные хранятся всего тридцать дней.

Если хотите поместить заархивированные письма в другой файл, нажмите «Обзор». Например, выберите несколько писем цепочки или одно письмо для перемещения и нажмите «Поместить во входящие». Нажмите в конце «Ок».

Если вы не используете программы, обращающиеся к почтовым серверам, воспользуйтесь самым распространенным в настоящее время универсальным почтовым сервисом Gmail. Он позволяет заархивировать входящую и исходящую почту и сохраняет ее на своем сервере. Это позволит вам сохранить дополнительное место на диске. Также сервер может объединить сразу несколько почтовых ящиков.

Совет добавлен 2 февраля 2012 Совет 2: Как архивировать письма При возникновении необходимости очистить место в почтовом ящике вовсе не обязательно удалять имеющиеся письма. Дело в том, что существует и другой способ: вы можете просто заархивировать их.

Инструкция

Все этапы данной процедуры можно разобрать на примере почты Gmail. Сначала авторизуйтесь в системе (введите ваш логин и пароль). Затем перейдите в папку «Входящие». Рядом с тем сообщением, которое вы хотите переместить, поставьте флажок. Над списком всех писем вы увидите панель инструментов. На ней кликните по кнопке «Архивировать». Кстати, если вы захотите архивировать открытое в данный момент сообщение, то вам не понадобится переходить в общий список: просто нажмите на кнопку, находящуюся над самим письмом. Обратите внимание на то, что архивация означает только перемещение в папку «Вся почта», а не удаление.

Для просмотра заархивированных сообщений перейдите по ссылке «Вся почта» (она располагается в левой части страницы). Найти такое письмо вы потом с легкостью сможете благодаря функции поиска или присвоенному ему ярлыку.

Не удивляйтесь, если через какое-то время в папке «Входящие» снова окажется то сообщение, которое вы заархивировали. Причина может быть в том, что на него поступил ответ, а потому цепочка стала отображаться вновь.

Как уже было сказано, подобные сообщения переносятся в папку «Все письма». Однако ее объем тоже ограничен, как и объем электронного ящика. Поэтому хранить там письма можно хоть и долго, но зато не все. Если она окажется перегружена, то кое-что все-таки придется стереть. Для этого откройте нужное сообщение, установите напротив него флажок, а потом кликните «Удалить». Таким образом вы избавитесь сразу от всей цепочки писем.

Кроме того, вам доступно удаление отдельного сообщения. Чтобы выполнить эту процедуру, вы должны открыть цепочку писем и там выбрать нужное. Рядом с кнопкой «Ответить» вы увидите значок со стрелкой вниз. ОН находится на в правом верхнем углу специальной панели. Для завершения кликните на графу «Удалить это сообщение».

• Архивация писем

Как архивировать письма - версия для печати

Оцените статью!